最近、街中では貸し会議室の広告をよく見かけるようになりました。現在、全国には推定で1万室以上の貸し会議室があると言われています。その多くが大都市のターミナル駅周辺にあり、アクセスも良いため、会議だけではなく、研修会場やセミナー、忘年会や新年会といったレクリエーションまで、さまざまなイベントに使用されています。
貸し会議室が増えている背景には、実は世界を大きく揺るがした「リーマンショック」があります。リーマンショックを境に全国主要都市において、オフィスの空室率が急上昇。アクセスの容易な都心部のオフィスビルなどに空室が多く出たことから、その空室を有効活用するために貸し会議室が増えているのです。
貸し会議室専門ビルまで誕生
オフィスの空きを解消する策として、ひじょうに有効な貸し会議室。最近では新築したオフィスビルのすべてが貸し会議室という建物も誕生しています。貸し会議室は、高層のオフィスビルを建築する場合、一般の人が利用することのできる公共スペースとして考慮されます。これによりビルの容積率について規制が緩和されるのです。規制が緩和されることで、建物の建築を有利に進めることができ、利用者を増やすことにより、賃貸収入をより多く得ることができるのです。
貸し会議室とは
貸し会議室は、一種のレンタルスペースで、一般的には会議やミーティングなどのビジネス目的で利用されます。しかし、利用方法はビジネス以外にも広がっていて、入社試験や研修会場、忘年会や新年会など、幅広く利用されています。
東京や大阪などの大都市圏にある貸し会議室は、やはりビジネスでの利用を想定したものが多く、少人数で利用できる施設はあまり多くありません。これは、多くのビジネスにおいて、少人数のスペースならかんたんに探せるけれども、ある程度大きいスペースを探すことはなかなか難しいという事情があります。
企業は無駄なスペースを削減する傾向にあり、たとえある程度の規模の会社であっても、稼働の少ない会議室や応接室といったスペースを廃止し、有効利用しようという動きが加速しています。そのため、大都市中心部の貸し会議室は、比較的大人数を収容可能な施設が多くなっています。
貸し会議室の利用
このように貸し会議室は、多くのビジネスにとって、かんたんに大人数を収容できる貸し会議室は大きなメリットとなります。しかし、貸し会議室の利用は、何もビジネスに限ったことではありません。貸し会議室をプライベートで利用する人も増えています。
会議以外のビジネス利用
貸し会議室は会議をするだけの施設ではありません。ある程度の人数が集まるイベントならば、たいてい開催することが可能です。
就職説明会や面接会場、株主総会、セミナーなどを開催する会社や事業者が増えています。一昔前は、たとえば大企業であれば、自社の講堂や会議室、ホテルなどで行っていたイベントも、現在では貸し会議室を利用するケースが増えているようです。
貸し会議室をプライベートで利用
貸し会議室をプライベートで利用するケースがひじょうに増えています。趣味のグループやサークル活動、イベントの開催、忘年会、新年会など、使い方もさまざまです。貸し会議室の中には、ケータリング業者と提携しているところも多く、ちょっとしたパーティー程度であれば、かんたんに開くことができます。
貸し会議室の設備
貸し会議室には、会社の会議で使用する設備や備品は、よほど特別なもので無い限りはそろっています。イスや机、マイク、プロジェクター、什器、などは貸し会議室でレンタル可能です。また、貸し会議室では、ケータリング会社と提携することにより、食事や飲み物のサービスも提供しています。ケータリングサービスを組み合わせることで、貸し会議室の利用範囲は大幅に広がります。
貸し会議室をもっと自由に使う
貸し会議室大手「AP貸し会議室」では、すべての貸し会議室において、コーディネーターを配置しています。このカンファレンス・コーディネーターは、ITにも精通したスタッフで、利用者のニーズに合った会議室のレイアウトや機材を提案してくれます。また、会議当日もコーディネーターは待機しているので、機材トラブルなどが発生しても対応してくれます。
会議の担当者は、会議の進行に集中することができ、また、会議室スペースのレイアウト、撤収に関しても、すべて貸し会議室側で行うため、基本的に利用者は会議に集中することが可能です。
貸し会議室、さまざまな部屋を用意
「AP貸し会議室」では、会議やイベントの種類に応じて、適切な部屋を使っていただけるよう、さまざまな部屋を用意しています。
- セミナーや就職説明会などでの利用に適した大規模な部屋
など、ビジネスからプライベートでの利用まで、さまざまなイベントに対応可能です。大画面プロジェクター、フリーWi-Fi、そして、すべての部屋で高速インターネットが利用できるなど、欠かせない設備はすべてそろっています。
貸し会議室利用までの流れ
貸し会議室の大まかな利用までの流れを、「AP貸し会議室」を例にご紹介します。
01. 空室確認
会議室のご利用前に、どんな目的で、何人規模のイベントになるかをはっきりさせた上で、空室状況の確認をします。不明な点があるようでしたら、電話やEメールで確認しておきましょう。通常は当日、もしくは翌営業日には空室状況についての連絡が貸し会議室側から入ります。
02. 仮予約
空室確認がとれましたら、仮予約となります。ただし、仮予約は一時的に部屋を確保するだけとなりますので、実際に会議室を利用する場合には、正式な申込みが必要です。仮予約の効力は一週間。この間に正式な申込みがない場合は取り消しになることがありますのでご注意ください。
03. 予約と入金
利用規程にを通し、同意できるようであれば申込書にて正式な予約申込みを行います。申込みはEメール、ファックスのほか、郵送でも可能です。入金は全額を利用日の1週間前までに行います。なお、予約が確定した後のキャンセルには、キャンセル料が発生します。
04. 打ち合わせ
当日の会議室のレイアウト、会議の進行等に関する打ち合わせをコーディネーターと行います。たとえば、
など、経験豊富なコーディネーターが対応してくれます。ケータリングサービスをご利用の際も、打ち合わせの場で相談することになります。
05.会議やイベント当日
会議やイベントの当日は、利用開始時間の15分前からスペースが解放されます。レセプションにて受付を済ませた後、コーディネーターより、オーディオ等の利用方法について解説があります。コーディネーターは常時、待機しているので、機材トラブル等が発生した場合でも安心です。ご利用後は清算書が用意されているので、再度、レセプションに立ち寄ります。
臨機応変に使える貸し会議室
貸し会議室は、現代のビジネスが求めている「コスト削減」という難題に対するソリューションです。会議室や応接室など、稼働の少ないスペースを削減し、必要な時には社外スペースでまかなう。そんな臨機応変な使い方ができるのも、貸し会議室の大きな魅力です。インターネットやオーディオ・ビジュアルに関する機材も充実しているため、ビジネス以外の目的でも利用できる貸し会議室。今後、まだまだ拡大するポテンシャルを秘めたビジネスです。
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